俗话说,不以规矩,不能成方圆。

一个好的流程规则,可以让很多事情变得简单,我们先来听两个故事:

故事一、和尚分粥 

寺庙里僧多粥少,每到开饭时,和尚们一拥而上,本来就少得可怜的粥被挤翻了,大家都挨饿。

和尚们推荐了一位长者分粥,可分粥者大权独掌,为能多分点粥,一些和尚开始溜须拍马,加上平时相互关系就有厚薄,分粥者把粥分的多的多,少的少。

饿得受不了的和尚提议轮流分粥。这下可好,轮到自己分时撑个半死,他人分时饿得发昏。

方丈云游回来了,决定由其中一名和尚全权分粥,其他不得有异,但又规定分粥者最后取粥。从此和尚们均等地吃上了热粥。

此故事告诉我们至少三个道理:

    ①凡事必须有制度、机制去规范;

    ②制度必须不断创新,与时俱进;

    ③好的机制不一定复杂,复杂的机制不一定好。

故事二、巴顿将军与降落伞的故事

士兵跳伞员:这个降落伞的质量可靠吗?

兵工厂商人考文垂:当然,要是到时候打不开,我们包退换。

结果,二战时,巴顿将军所在盟军中有一半牺牲者都是跳伞死的。

巴顿将军十分恼火,质问兵工厂商人考文垂,怒斥道:每个降落伞都关系到一个士兵的生命,你就不能做到百分之百合格吗?

兵工厂商人考文垂:我已经尽力了,99.9%是最高极限,再没有提升的空间了。

巴顿怒不可遏,走进车间,忽然从流水线上随意抓起一只降落伞包,大声地对考文垂说:这是你制造的产品,我现在命令你抱着它上飞机。

考文垂吓得几乎快要尿裤子,想:这个伞包刚刚下线,根本未经过任何检验,万一是次品,自己就将粉身碎骨呀!

可是迫于将军的权威,只能胆战心惊地拿着伞包,上了飞机……还算有运气,考文垂有惊无险地回到地面。

巴顿随即严厉地说:从今天起,我将不定期来这里,命令你背着新做成的降落伞从天上跳下去。

从那以后,巴顿一次都没再去兵工厂,盟军也未再发生跳伞伤亡事故。

好的流程规则在团队协作中的重要性

在我们团队协作中也同样是如此,有好的流程规范和正确的规则,会让团队管理变得简单高效。

我们在前段时间服务了一家客户,研发团队的交付效率和交付质量总是达不到业务的要求,我们跟对方交流的时候,问他们是否有研发流程规范的时候,说有而且很详细,我们一看之后发现在这个流程中设计了非常多的节点,大大小小加起来可能有二三十个节点,每个节点上的各种情况都有规定该怎么做,我看着流程图就头皮发麻。

问:团队兄弟们都能准确理解各个节点的要求吗?

答:研发主管应该都明白,下面的兄弟们不确定,毕竟东西还是比较多的。

如果一个流程规则对于参与者来说是不能清晰理解和执行到位的话,那么就形同虚设了。相信制定规则的人肯定能理解个中奥妙,并且能将规则设计得逻辑通顺和有理有据,但执行者不能做到,也就是规则最终无法有效落地,跟没有规则的结果是差不多的。

管理者在设计流程规则的时候,要考虑以下几个要点:

1、规则要尽量简单、清晰。只有这样,团队所有人才能执行到位,越简单越容易执行,才能起到规则的效果;

2、执行规则要有监督保障机制。人都是有惰性的,边界不清晰则一定会越界。举个简单的例子:对团队要求早上9:00之前上班,不能迟到,如果规则就这么定,刚开始大家都会遵守,慢慢的发现都迟到了,因为9:01到也没啥问题,毕竟只比要求的晚了几秒钟。所以要有监督,明确9:01就算迟到,并且迟到了要有相应的惩罚措施;

3、多制定正向引导规则,尽可能少的惩罚规则。损失厌恶机制会让人在受到惩罚的时候很不爽,在一个团队中,对一部分人惩罚和对另一部分人奖励效果其实是一样的,管理者尽可能多地对做的好的人进行奖励,可以避免损失厌恶对团队带来的不良影响;

4、根据规则执行情况进行改进和完善,可以借用PDCA的原则,进行流程规则的改进,提升团队效率和质量是永无止尽的。

在我们的软件研发团队数字化管理系统JONE中,会有一系列的规则协助CTO来管理团队,所有规则都指向让团队高效地工作、高质量地交付,而规则本身并不复杂,每个团队成员都可以清晰地理解并落实在日常工作中,让规则能落地并执行到位,从而产生预期的效应。

例如我们在所有任务指向责任人时,要求责任人必须在4小时内接受,同时填写该项任务的预期工作量和预计开始时间,在工作中不断强化这个规则和要求,所有人都知道该这么做,工作任务就能在预期规划中落实并完成。

再比如,我们期望所有的迭代版本都能按时提测、一次性通过冒烟测试、尽可能少的Refused和Reopen,规则就是按这个要求去导向的,做到这些要求的人给予奖励,让团队所有人都去追求这个结果。一个软件迭代版本能做到以上四个要求,这个迭代就可以达到最低的预期要求,满足对业务的支持,不至于拖业务的后腿。